外贸函电写作技巧论文

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外贸英语函电写作技巧

外贸英语函电是指在对外贸易交往过程中，凭以交换信息的英语信函、电报、电传、传真及电子邮件等。下面是我分享的外贸英语函电写作技巧，欢迎大家阅读！

一、外贸英语函电的特点

1.语言规范化。随着对外贸易的日益频繁，外贸函电的语言越来越规范化，不仅要求用词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯，而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用，也更为明确。

2.内容简明化。外贸函电要写得生动、具体和明确，特别是要求对方作出明确反映的信函，或是答复对方提出的要求和问题的信函，或是报盘、承诺，都要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思，用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。

3.态度礼貌化。写信要有理有节，注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，同时还要体谅对方，要顾及对方的要求、愿望和感情等，着重正面地、肯定地谈问题，尽量避免否定地谈问题。

4.格式“习惯”化。外贸在长期的发展中，逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体，具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起，其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务，用词用语约定俗成，符合国际惯例，为世界各国商务人员所公认与接受。

二、外贸英语函电的写作技巧

众所周知，写好外贸英语函电必须遵循4项原则，即4个C：简洁（conciseness）、明确（clarity）、准确（correctness）、得体（courtesy）。这也是和外贸函电的特点相吻合的，具体来讲：

1.把握简洁原则。在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界，简洁在外贸函电写作中显得尤为重要，要用尽量少的词来表达完整的意思，同时内容要完整、准确，语气礼貌。

（1）适当使用缩略语。在长期的发展中，外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语，准确使用缩略语可减少信件的篇幅，节省读者的阅读时间。如：

A.国际经济贸易组织缩略语。如：WTO（世界贸易组织），EEC（欧洲经济共同体），等等。

B.常用外贸英语缩略语。如：A/S（见票后或见票），（离岸价），a/c（帐户），等等。

C.常用信函缩略语。如：Re（regard关于），Enc（随附），等等。

（2）句子结构应该简洁，用单词替换词组和定语从句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句讲究简洁，①句显得烦冗累赘。

（3）内容简明化，也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出，无需罗列一些繁琐的客套，让人感觉转弯抹角。例如，给国外客户去函抱怨货物短量，这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的，然后列举重要事实、数字证明，最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。

2.把握准确的原则。在经贸易往来中，交易各方处于不同的国家和地区，由于语言文化的差异，极易产生误解，而根据国际贸易惯例和法规，交易双方往来的函电是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文严谨，措辞准确无误。书写外贸函电，在词汇选择上，要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar，constitute而不是include等。

3.得体的原则。外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具，除了词汇、语法上需准确无误外，还要注意表达恰当、得体。

（1）重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中，由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同，人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异，不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英语函电中要加以注意。

（2）注意写作的对象。写外贸信函时，除了注意对方的.文化背景外，还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户，根据环境、对象，选用最恰当的言语体式，以营造和谐的言语氛围，取得最佳的交际效果。

4.礼貌原则。明智的外贸函电写作者会尊敬贸易伙伴，会从对方的角度看问题，理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时，获得对方的好感，促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧，甚至提出索赔，在外贸函电中也要有礼貌，为今后合作打下基础。

（1）尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中，尚有解释余地。但在写信时，我们就必须逐字逐句，认真对待。因此，我们在写信过程中，要尽量使语气积极肯定，避免消极否定。如，Your letter is not clear at can’t understand it.应避免使用“I can’t understand.”这样的否定语气，因为“不了解”有责怪对方表达不清的含意，最好改成：“If I understand your letter correctly…”此句既为对方保全了面子，又借机表明了己方观点，一举两得。

（2）使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的观点或向对方提建议时，常有三种选择：即陈述句、带please的祈使句和疑问句。其中，陈述句过于直白、生硬而不宜使用，带please的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地。因此，在语气的使用上尽量使对方感受到尊重，这样才能赢得对方的尊重，营造良好的交际氛围。

综上所述，我们在书写外贸英语函电时，一定要把握好外贸函电的特点规律，遵循外贸英语函电的写作原则，只有这样，我们才能书写出完美的外贸英语函电，从而促进交易的顺利进行。

This is an english writing howto I copied from somewhere (name withheld) some time ago. hopefully you'll find it helpful too. 日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一些个人意见,也参考了一些书本,希望大家有所得益。 外贸函电写作技巧之一 A. 文法上 1. 切忌主客不分或模糊. 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.) 2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起. 3.结构对称,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract. 4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance. 5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted. 6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊. 7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦. 9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒. 10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了. 外贸函电写作技巧之二 B. 文体 1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句(15-20字吧), 技术性的字,就更加要简单易明. 2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了. 3.轻重有分. 同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里. 4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦. 5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀????开头少用this, that, it, they, 或 which. 6.修饰词的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15. 7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,大哥? 改为: The figures show an increase of 19%. 8.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了. 外贸函电写作技巧之三 C. 格调 1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下. 2.弱软的词(. was, were, is, are...)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in ... 改为: Prunton products excel in ...就有力很多了. 3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句. 外贸函电写作技巧之四 D. 写信提示 1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, . Dr. Howard E. Hyatt 2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray 4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President Ken Green Vice President of International Operations 但这个就显得有点。。。: Ken Green Vice President of Unicom China 正确应为: Ken Green Vice President, Unicom China 5.老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: Michael J. Smith, Jr. Michael J. Smith Sr. 6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔. 7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子: 127 Ninth Avenue, North 127 E. 15 Street 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street 外贸函电写作技巧之五 书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子: 1. Very formal非常正规的(例如给政府大老爷的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2. formal正规的(例如客户公司之间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3. Less formal不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4. Informal非正规的(例如猪朋狗友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉. You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样) I'm pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you'll agree to serve. (这就友善多了) Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度. 外贸函电写作技巧之六 开头致意 用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是好正规信的信件,可以考虑这些: Dear Committee Membe:r: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是公司呢? Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 什么怪事都有,如果那公司是全男班或全女班呢? Dear Sirs: Dear Ladies: Dear Mesdames: Gentlemen: Ladies: 有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规) 外贸函电写作技巧之七 签名 用笔亲自签名会比较受落,免到过都不要电脑贴图或盖章啦....不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的... 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates