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论西部企业管理沟通中存在的问题及改进措施 摘要］本论文以20世纪30年代，美国管理学家梅奥的“霍桑实验”和1981年美国管理学家威廉· 大内提出的Z理论为基点，通过着重分析西部企业在管理沟通工作中存在的现实问题，根 据企业的实际情况提出了相应的改进措施。 ［关键词］西部企业；管理沟通；改进措施 20世纪30年代，美国管理学家梅奥通过“霍桑实 验”提出了社会人的假设，纠正了企业家对员工只不过 是一个经济动物的偏见，认为企业的员工不单纯是经 济人，还是社会人。在“霍桑实验”的第三阶段———谈话 研究中，梅奥发现作业条件、生产效率之间没有直接的 相关联系，人们的工作成绩不仅仅取决于个人因素，还 取决于群体成员，实际上这次访谈为职工提供了一次 沟通的机会。1981年，美国管理学家威廉·大内提出了 Z理论，认为一切企业的成功都离不开信任、敏感和亲 密，因此他主张坦诚、开放，把“沟通”作为最基本原则 来实行民主管理。从以上两个理论，我们不难看出，在 对一个企业进行各种复杂的管理过程中，沟通发挥着 重要的作用，成为管理者与被管理者之间的催化剂和 润滑剂。目前，我国西部大多数企业在组织沟通领域的确 存在许多问题，怎样采取有效措施来改善组织的管理沟 通呢？首要任务是我们要了解西部企业所具有特殊性。 一、西部企业所处地理环境及经济的发展现状 我国西部地区包括重庆、四川、贵州、云南、西藏、 陕西、甘肃、青海、宁夏、内蒙古、广西等12个省区市， 总面积约685万平方公里，占全国的％，2004年的 GDP总值为亿元，占全国的。西部地 区资源丰富，市场潜力大，战略位置非常重要，但由于 自然、历史、社会等原因，西部地区经济发展相对落后， 1999年中央提出西部大开发战略之后，西部经济有所 改观，经济增长速度加快。西部地区国民生产总值分别 增长、、、和12%，高于前些年的 增长速度。产业结构发生了较大变化，第一、第二、第三 产业所占比例，由2000年的∶∶调整为 2004年的∶∶，从这个结构上看，经济发 展水平有所提高。但是，从整体上看，第二产业发展的 速度仍显迟缓，工业总量规模小，发展水平低，竞争力 不足，能源资源的优势没有发挥出来，加工制造业、能 源重工业化、资源深加工业还有待发展。 从西部大开发政策实施以来，西部地区投资环境 不断改善，吸引了大量的国外以及东部地区的企业来西 部投资，西部企业可以充分利用这种“后发优势”，不但 可以学习和借鉴他人优秀的企业文化，同时可以引进 现代化的生产技术和生产组织以及先进的管理经验。 二、西部企业在管理沟通工作中存在的问题 （一）企业内部管理沟通出现的问题 1.企业内部经常出现越级上报现象，而导致组织 内部关系不和谐。在平时工作中，有些员工不注意或忽 略汇报工作的程序和规定，常常越级汇报工作。在这种 情况下，员工与直接上司的关系就会出现裂缝，甚至严 重地影响个人工作或企业内部的正常运转，因为直接 上司是员工的直接领导，也是员工工作的直接安排者 与工作成绩的直接考评者。建立好与上级的关系不是 让员工阿谀奉承，而是要注意经常与直接上级沟通，这 样员工可以尽快了解上级安排工作的意图，而上司也 可以准确掌握员工最近的工作动态和情绪变化，这样 更有利于完成自己的工作，可以得到事半功倍的效果。 2.西部很多企业都存在一个共同的缺陷———忽略 企业文化的重要性。大多数企业领导认为企业经济基 础稳定后，再建立企业文化也不迟，或者是不少企业起 初就建立起了企业文化的框架，但没有什么实质性的 内容，企业文化只是一个花架子、摆设。但事实上，一些 知名且成功的企业事例告诉我们，每个公司在孕育或 成立初期就应该形成自己的企业文化，并积极地向内 向外宣传这些文化，因为企业文化它本身就是客观存 在的。此外，一些新员工在刚来公司时，如果不向他们 宣传企业文化，就会使这些新员工与其他人格格不入， 影响个人形象和工作进度。 3.企业内部还有一种比较严重的问题就是“位差 心理”现象的存在，严重影响了企业健康发展的步伐。 所谓位差心理是指由于地位的不同使人形成上位心理 和下位心理，具有上位心理的人因处在比别人高的层 次而有某种优越感，具有下位心理的人则因处于比别 人低的层次而感到自卑。这种现象不仅存在普遍，而且 危害极大，它的存在，使每个企业、每个领导、员工心里 都会受这种不良心理因素的影响而造成不同程度的沟 通问题。 4.以个人的认知模式去理解对方的行为。沟通是 需要双向进行的，单向沟通是无法实现有效的信息交 流和管理沟通的。一些管理者虽有技术但为人处事却 不能客观理智，当出现问题时他们不愿接触员工，员工 对他们也是敬而远之，这些管理者只是试图用自己的 认知模式去解释别人的行为，这样阻碍了上下之间的 意见交流和感情传递，致使沟通失效。 5.忽视倾听的重要性。在企业每天的管理沟通中， 管理者往往忽略了倾听的重要作用，也是由于这种现 象的普遍存在，管理者常会误解别人的话，会搞不懂或 误解别人的意图。此外，管理者一般认为倾听是一种被 动的选择，实际上经常倾听下属的意见和建议，是进行 有效沟通的关键环节，同时也是管理者了解自己员工 的重要途径。 （二）企业与外部之间的管理沟通问题 1.我国作为一个地域大国和经济大国，各个地区 经济发展极其不平衡。尤其是西部企业受到地理环境、 气候条件和知识结构的限制，虽然市场潜力巨大，但是 企业规模结构不合理，一部分管理者只是盲目跟从或 闭门造车，从而导致市场过度竞争，以及市场竞争秩序 混乱，这充分说明部分管理层在与对外的信息交流过 程中，速度缓慢，没有及时掌握当前的势态发展状况， 孤立地对待西部企业的发展形势。 2.西部企业在树立企业形象和打造品牌的过程 中，没有把突出自我特色和优势作为工作重心，而是盲 目模仿其他企业的创业道路或是品牌模式，在西部特 殊的经济环境下，这种品牌不仅没有竞争优势，相反会 浪费物质资源和人力资源。他们并不是把先进的管理 理念适当的“西部化”，而是根据原有的管理思想和经 营模式去发展西部企业，这在一定程度上也导致了西 部企业发展进度迟缓，特色不明显。 三、改善西部企业管理沟通的途径及其措施 （一）人际沟通方面 1.调整沟通心态，选择最佳的沟通方式。随着现代 社会信息网络和通讯技术的高速发展，人与人之间的沟通方式因此也变得多样、丰富。表面上看来，人们之 间的沟通联络的确是越来越频繁了，实际上，大多数的 沟通已成为一种社会物质利益所驱使的表层化的行 为，其效果是可想而知的“，开诚布公”“、推心置腹”、 “设身处地”是大多数现代企业沟通者所缺乏的沟通心 态。人类通过视觉系统、听觉系统、触觉系统、味觉系统 与嗅觉系统这五种心理认知系统，掌握不同的人所拥 有的沟通特色，就能够大大提高沟通的效率。所以，现 代企业的组织沟通者不仅要做好企业运作的程序化信 息沟通，同时重视组织成员之间的心灵沟通。 2.学会倾听。在人们长期的传统思维中，“沟通”是 一种富有“动作性”的动感过程，而且也是一种用心交 流的行为，但“倾听”这一“静态”过程往往被许多沟通 者忽视了，倾听是沟通行为中的核心过程，也是心与心 交流的外界媒体，倾听不仅能激发对方的谈话欲，更能 促发更深层次的沟通。另外，只有善于倾听，深入探测 到对方的心理以及他的语言逻辑思维，才能更好地与 之交流，从而达到沟通的目的。所以，一名善于沟通的 组织者必定是一位善于倾听的行动者。 3.克服“位差心理”的方法很简单，如对于员工进 行客观的评价，并给予一定物质、精神奖励鼓励员工， 多从员工内部了解情况，多倾听一些意见和建议；管理 层可以深入生产第一线，多一些实质性的交流和沟通。 企业内部应遵循公平公正的原则；提倡信任；不断提升 下属士气；为客户提供优良服务；及时沟通、努力沟通； 沟通只有打破表面上的敷衍了事，才能有实际的效果。 4.利用饮食文化加强交流与沟通。在人际交往过 程中，食物往往扮演着亲善大使的身份，它能促进人与 人之间的联系。一起分享食物，反映了人与人有福同 享、有难同当的一种情感纽带，员工有机会聚在一起一 边品尝美食，一边交流与沟通，这是建立良好公司人际 关系的大好时机。在沟通的过程中，员工在了解同事的 文化背景的同时，会更加深刻地理解企业、尊重文化多 样性的价值理念。 （二）企业应根据自己发展的需求，有目的地健全 沟通渠道 1.会议作为正式沟通的一种方式，在管理沟通中 不可或缺。对于管理者来说，组织有效的会议对于改善 管理沟通，将会产生显著的效果。定期的会议是必须 的，只有这样才能对重要问题进行讨论并达成一致，促 进公司的发展。如何使会议变得有效，如果想顺利召开 会议，首先要遵循会议的组织精神及会议目的，准备会 议前期的准备工作，明确与会者可能要涉及的每项议 题，要按时召开会议，也要按时结束会议，会议后，整理 出有效的会议纪要，列出行动表，确定责任到人，这种 会议才能称得上有效的沟通。 2.随着社会科学技术的进步，电子网络技术也已 被引介于组织的沟通领域，这正是组织沟通领域的变 革和飞跃，电子网络因其快速、准确的特点，极大地提 高了组织沟通的效率。另外，公司内部的人员既可以选 择在局域网的BBS上发布信息、讨论专业问题；也可 以越级向上司发送电子邮件以征询意见；甚至文件的 传送也无需离开座位，音频及视频的多媒体支持也使 得不同地点的同僚们可以成功地创设学习型组织的议 事模式。 3.企业还应注重管理沟通反馈机制的建立。反馈 机制的建立首先应从信息发送者入手。另外，信息传送 者也应仔细观察对方的反应或行动以间接获取反馈信 息。因为反馈可以是有意的，也可以是无意的，所以信 息接受者不自觉流露出的震惊、兴奋等表情，都是反馈 信息的重要组成部分。作为信息接受者，在沟通反馈中 实际上处于主体地位，但他们往往会因为信息发送者 （通常是上级管理者）的权力威慑，而不能客观准确地 做出信息反馈，这就需要接受者端正沟通心态，以实事 求是的态度对待信息沟通尤其是信息反馈。信息发送 者也应积极接受接收者的反馈信息，使得组织沟通，成 为真正意义上的双向沟通。 西部地区在形成特色经济体系的过程中，一定要 坚持以企业为主体，以市场为导向，打破地方壁垒，实 现经济的高速发展。而作为一个西部企业的管理者，在 促进企业团结合作的过程中，一定要注重营造和谐愉 悦的气氛。不管是在企业内部还是外部的管理沟通中， 都应该鼓励开诚布公的交流与沟通，建构和谐的企业 文化。这样，企业的管理沟通必定会得以改善，沟通艺 术的真谛也必将会得以领会。 参考文献： ［1］白钢，史卫民.中国公共政策分析［M］.北京：中国社会 科学出版社，2006. ［2］李家晔.完美执行之最佳沟通［M］.北京：中国时代经济 出版社，2005.