物资采购招投标风险预防研究论文

企业物资采购风险及其管理

采购活动一旦出现风险，企业的生产、销售和资金周转就会受到严重的影响，甚至会使企业无法正常运作。因此，对企业的采购风险管理与控制应深入到采购活动的各个环节。

1、企业物资采购外因型风险

(1)采购合同欺诈风险。合同往往具有一定的隐蔽性，有时很难与正常的合同纠纷相区别。合同欺诈风险主要包括：以虚假的合同主体身份与企业订立合同;以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;接受合同当事人给付的货款、预付款、担保财产后逃之天天;签订空头合同，而供货方本身是“空壳公司”，将来的合同转手倒卖从中谋利;供应商设置的合同陷阱，如供应商无故终止合同、更改合同条款、违反合同规定等。

(2)采购价格风险。由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙价格受损失的风险。而当企业认为价格合理的情况下进行批量采购时，该种物资将可能在不久之后跌价，从而引发采购风险。

(3)采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工的产品未达到质量标准，给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害。另一方面因采购的原材料质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。

(4)技术进步风险。企业所生产的产品由于技术进步而引起贬值、无形损耗甚至被淘汰，造成已采购原材料的积压损失;或者由于某种原材料因技术进步而发生变化，导致原有原材料因质量不符合要求而不得不弃之。采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展快，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下，造成技术进步而竞争力下降的局面。

2、企业物资采购内因型风险

(1)合同风险。一是合同条款模糊不清，盲目签约;违约责任约束简化，偏信口头协议、君子协定等;鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员贿赂，套取企业采购标底;给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱经常出现档案分类模糊不清，无人管理的现象。

(2)采购验收风险。由于人为因素造成企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面进行审核和验收而引发的风险。如在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠，以次充好;在品种规格上货不对路，不符合合同规定要求;在价格上发生变形等。

(3)采购存量风险。采购量不能及时供应生产之需要，发生生产中断造成缺货损失而引发的风险。物资采购过多，造成积压，其中多数因技术进步而导致的无形损耗，使企业大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，结果很快价格下跌，引起价格风险。企业“零库存”策略，可能因供应商出现干扰因素，使企业因无货发生生产中断而陷入困境，或因供应商供货不及时而造成缺货的风险。

(4)采购责任风险。由于企业经办部门或个人责任心不强或管理水平不高，造成采购物资不符合生产发展要求而形成的损失，也有不少风险是由于采购人员假公济私、牟取私利而引起的。

(5)预付款风险。有时企业为了得到急需的物资，会采取预先支付货款的方式购进物资。然而，一旦质量有问题，就会相互指责，影响企业信誉，且款项又被供方控制，处于被动局面。

风险管理是对潜在风险的提早防范和预警，并通过风险识别、评价和分析，及时、科学地处理各项风险，降低或消灭风险因素的影响，最终实现对采购过程的有效控制。针对上述采购中存在的内因型风险，首先应该考虑采购的物资必须是企业所需要的，其次应该对所要采购物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约采购资金的同时，保证采购质量。所以应该从以下几个方面对采购中存在的风险进行管理和防范。

1、建立有效的组织管理机构

为使采购活动正常有序地运作，必须设立相应的组织管理机构做保障。从管理角度来考虑，在纵向方面，由企业经营者直接担任或管理层授权高层管理人员担任采购活动的主管，由采购、生产、技术、质量和财务等专业人员组成公司采购小组，在采购主管领导下作为企业采购活动最高机构，开展日常采购活动管理工作;在横向方面，设立采购部门，接受生产、技术、质量、财务等横向联系部门的监督管理，并授权这些机构对采购业务有关计划、技术、质量、结算等问题进行质疑、调查和监控。

2、建立有效的采购程序控制制度

建立和实施制度化的采购管理程序，这是采购管理工作有效进行的根本保证。实行采购计划、供应商资格审查、合同签订、合同审核、标的验收、经费支付相分离的制度，以此形成术业专攻和权力制衡，避免由于采购人员能力素质弱和寻租行为，以及管理制度不健全和管理疏漏而增加采购的风险。对重大物资采购业务定期开展审计制度，通过审计督查物资需求计划的提报、采购渠道选择、价格确定、质检验收、货款支付等重点环节是否执行各项规章制度情况，预防腐朽问题的发生。既要注重考核采购员的专业能力考核，还应注重考核采购员的职业素养，以公司制度约束其行为操守，能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。

3、建立供应商资格审查和信誉等级评定机制

来自于供应商方面的风险往往使企业面临重要的采购风险。实践中可以通过建立供应商资格审查机制来降低和化解此类风险。一方面建立采购前供应商资格审查机制。实行采购前资格审查，不仅可以把住企业采购“准人关”、发放“通行证”，而且还可以落实对供应商的动态管理，加强监督检查，降低采购风险。对于存在风险隐患、不符合资质条件的`供应商不予进入企业的采购资格。另一方面建立采购中供应商资格审查机制。实行采购中资格审查，也就是落实对采购资格有效期限内的注册供应商、参加采购活动的供应商和正在履行合同的供应商的资格审查。采购中资格审查内容，主要针对供应商质量管理体系运行和保持情况、质量管理水平和质量保证能力、财务资金状况、配套企业协作关系情况和合同履行情况等方面进行展开。对于发生质量保证能力下降、资金状况恶化等情况，影响到采购目标实现的，应立即采取相应措施降低或消灭风险，确保采购的效率和质量。

实践中还可以通过建立信誉等级评定机制来降低和化解来自于供应商方面的风险。信誉是指供应商遵纪守法、履行责任和兑现合同承诺的程度。世界主要国家基本都建立了供应商信誉等级评定机制，加强了对供应商诚信的管理。实践证明，供应商信誉等级评定机制不仅激励供应商遵守履约期限、保证标的质量，还大大降低了履约风险，提高了采购的效益。建议以履约期限、质量、售后服务和工作协调性等内容为要素进行信誉等级分级评定，可以分A信誉好、B信誉较好、c信誉一般、D信誉较差和E信誉差五个等级。信誉等级评定不搞终身制，每三至五年评定一次。同时，对于信用等级好(A、B级)的供应商，可以在未来的采购项目招投标中适当加分;对于信誉等级差(D、E级)的供应商，可以限制或取消其一定期间内参与采购活动的资格，提高其失信成本。

4、建设风险评估指标体系

全面归纳影响企业采购的风险因素，深入剖析各项风险因素的屙性、发生频率、发生概率和影响程度，科学确定风险评估指标和评估方法，以及各指标的权重和分值。通过运行风险评估指标体系，从而科学地制定采购计划和预算，提高采购决策水平;全面规划和设计采购活动，有效规避风险;实现风险的提早预防和预警，减少被动、增加主动;同时还可以积累有关风险的资料和数据，不断改进未来的采购管理工作。

防范采购风险的对策

作为供应行业的同仁们，大家都非常清楚在工作中要需要重点关注五个方面，其中排在第一位的就是风险管理和市场情报，可见风险管理的重要性，那么如何防范采购的风险呢?

1、应建立与完善企业内控制度，加强教育，提高素质

应建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。

2、加强对物资采购招标与签约监督

检查物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，选择合格供应商。是否每年对供应商进行一次复审评定。

加强签约监督。检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;通过资信调查，切实掌握对方的履约能力;对那些不讲效益、舍近求远、进入情货等非正常情况严格审定;审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。

3、加强对物资采购全过程、全方位的.监督

全过程的是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。

加强对物料需求计划，物资采购计划的审计

审查企业采购部门物料需求计划，物资采购计划的编制依据是否科学;调查预测是否存在偏离实际的情况;计划目标与实现目标是否一致;采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。

做好合同鉴证审计

审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。

审查经济合同当事人意思表示是否真实。

审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。

审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。通过审计鉴证，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象;提请当事人对缺少的必备条款予以补充;对显失公平的内容予以修改;对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。

做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计

当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台帐、做好合同汇总，运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。

加强对物资采购合同执行中的审计

审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。

审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中，都要对物资进行验收控制。

对不合格品控制执行情况审计，发现不合格应及时记录，并采取措施。

重视对合同履行违约纠纷的处理。合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。

加强对物资采购绩效考核的审计

建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强检查与考核，把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。