杂志印刷排版

怎么使用Word编辑排版报刊杂志

由于仅供内部参考的刊物印刷数量比较少，就没有再去专门安装一个排版软件了，而是直接采用了大家都非常熟悉的办公软件——Word2000来编辑，效果也不错，下面我跟大家分享一下!

一、分栏的操作

杂志中的页面通常都是分两栏来排版的，对于这种版面，用Word的分栏功能就能轻易地实现。

分栏的基本操作(先确定分栏范围)

①执行“格式→分栏”命令，打开“分栏”对话框。

②在“预设”下面选中“两栏”选项。

③调整好“栏宽”或栏“间距”(由于二者是相互关联的，故只需要调整一项就行了);如果需要在栏间添加分隔线，请选中“分隔线”选项。

④确定返回，文章即按两栏显示出来。

二、将表格和图片插入到文档中

在文档中插入表格和图片，可以增强文章的可读性。因此，将表格和图片插入到文档中，并进行准确的定位，也是我们编辑、排版的一项重要工作。

(一)将表格插入到文档中

1.用菜单命令插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，执行“表格→插入→表格”命令，打开“插入表格”对话框，根据表格的需要，设置好行、列数目后，确定返回，一个规范的表格便即刻插入到文档中。

2.用快捷按钮插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，然后按“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，在随后出现的下拉列表中拖拉至需要的行、列数目后，松开鼠标，一个规范的表格即被快速插入到光标处。

提示：如果表格是通栏显示的，在进行分栏操作前，在表格将要插入的位置预留一个空行(或者先将表格直接插入到文档中)，然后再对表格的前、后文本单独进行分栏操作。

(二)将图片插入到文档中

1.将图片衬在文字下面。为了活跃版面的气氛，我们通常在文章的标题(或正文)下面衬一张图片，并将图片制作成很浅的水印图片效果。

①先用图像处理软件将图片处理、保存好(如等)。

②在文档中，执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。

③定位到图片所在的文件夹中，并选中该图片，然后单击“插入”按钮，将图片插入到文档中。

④选中插入的图片，执行“格式→图片”命令，打开“设置图片格式”对话框。

⑤切换到“版式”标签中，选中“衬于文字下方”选项，再切换到“图片”标签中，按“颜色”右边的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“水印”选项(在Word中为“冲蚀”选项)，确定返回。

⑥调整好图片的大小，并将图片移到相应的文字下即可。

⑦制作水印效果，在Word中可以直接在“格式→背景→水印”选项中选择图片来制作水印效果。

提示：在定位图片位置时，选中图片，按住Ctrl键，用方向键移动，即可对图片进行微量移动操作，进而达到精确定位的目的。

2.将图形插入到文档中。编辑专业的杂志，常常要在文章中插入一些图形，我通常用图形处理软件(简单的图形就用“画笔”绘制)先将图形画好，然后再插入到文档中。

①在文档中，仿照上面的操作，将图形插入到文档中。

②选中插入的图形，打开“设置图片格式”对话框。

③切换到“版式”标签中，单击“高级”按钮，打开“高级版式”对话框，在“环绕方式”下面选中“四周型”，并设置好“距正文”的四周距离(我通常设置为 )。

④两次按“确定”按钮返回，再将图形移到相应的文档处。

三、编辑页眉和页脚

(一)编辑页眉

我仿照某些公开发行杂志的做法，将栏目名称和文章标题自动提取到页眉处，效果非常好。

1.设置样式，做好准备

①将光标定在文章的标题行任意位置，然后按“格式”工具栏上“样式”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“标题1”选项，为文章标题设置好样式。

②将光标定在正文中的栏目名称行任意位置，将它设置为“标题3”样式。

提示：如果不想在正文中显示出栏目名称，可以将正文中栏目名称的文本颜色设置为“白色”。

2.将栏目名称和文章标题提取到页眉上

①执行“视图→页眉和页脚”命令，激活“页眉和页脚”编辑区，并展开“页眉和页脚”工具栏。

②在页眉区，执行“插入→域”命令，打开“域”对话框，在“类别”下面选中“链接和引用”选项，在“域名”下面选中“StyleRef”选项。

③单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框，切换到“样式”标签下，选中“名称”下面的“标题3”选项，然后按“添加到域”按钮，再按“确定”按钮返回“域”对话框。

④按“确定”按钮返回，栏目名称即被提取到页眉处。

⑤右击中文输入法状态条上的小键盘按钮，在随后弹出的菜单中，选择“标点符号”选项，打开“标点符号”软键盘，将“间隔号(·)”插入到页眉区中。

⑥仿照上面③至⑤步的操作，将“标题1”域插入“间隔号”后面的页眉区中，实现文章标题提取到页眉中。

⑦按“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，退出“页眉和页脚”编辑状态。

提示：建议在编辑时，每一篇文章都从新一页开始(原文章结尾处留下的空白，可以用一些短小的文章、信息、照片等进行补白)，这样文章一开始，该页的页眉上就显示出该文章的标题。

(二)编辑页脚

我习惯将杂志的名称、页码、期数等内容放在页脚处，由于这些内容可以直接输入，编辑起来就方便多了。

①在“页眉”处双击鼠标，再次进入“页眉和页脚”编辑状态。

②按“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到“页脚”编辑区(或者直接在页脚区双击，快速进入页脚编辑区)。

③将杂志名称(如“建设工程监督简讯”)输入到页脚区中;按“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮，将页码插入到页脚区中;将杂志的期数等(如“2003年2期(总第116期)”文本插入到页脚区中。

④调整好上述文本及页码的显示位置，退出“页眉和页脚”编辑状态。

提示：在页眉和页脚区不仅可以输入文本、域等内容，而且可以将图片(徽标等)插入到其中，让它显示在每一页上。

四、复杂版面的编辑

对于较为复杂的版面，我通常用文本框来编辑排版。

(一)用文本框组成复杂的页面

对于由多个短稿件(如“信息”和“照片”等)组成的页面，可以插入多个文本框，然后根据稿件的内容量，调整好文本框的大小，再将每一篇稿件内容分别输入到一个文本框中(或者预留好照片的位置)，最后将文本框设置为“四周型”版式，并进行移动定位，即可完成一些复杂页面的编排工作。

提示：如果不需要文本框的边框，可以仿照上述的操作，将边框设置为“无颜色线条”即可。如果需要文本框的边框，还可以在“设置文本框格式”对话框的“颜色和线条”标签中，更改“线条”的“虚实”，再调整好“线型”和“粗细”以更改边框的样式，达到活跃版面的目的。

(二)用文本框实现文本的跳转

我们在编辑杂志时，常常会遇到这样一种情况：一篇文章占了几个整页面后，余下的内容只占一个页面的一小部分(如1/4版面)，如果让余下的部分接着原文从新一页开始，而让一篇新文章从其下面开始，显然会影响版面的观感质量。处理这种情况，通常的做法是，将余下的部分剪切、粘贴到其它文章后面的空白处。而此时，如果在定稿前需要对文章进行修改，则操作起来不仅非常麻烦，而且容易出现版面混乱。我对付这种情况的做法是，用文本框的链接来实现文章的跳转。

例如，某篇稿件估计要占16页和17页两个页面，外加18页的1/4页面，现在我准备将这1/4的页面跳转到9页下面的空白处，具体的编辑过程如下：

①执行“插入→文本框→横排”命令，在16页和17页各插入一个文本框，并将文本框的边框线设置为“无颜色线条”格式，同时调整文本框，使之与页面大小一致。

②在9页下面的空白处再插入一个文本框，同样去掉边框，并调整好文本框的大小。

③选中16页的文本框，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“创建文本框链接”选项(此时鼠标变成茶杯状);再将鼠标移至17页的文本框中(此时鼠标成茶杯倾倒状)，单击一下鼠标。

④仿照上面的.操作，将17页的文本框与9页下面的文本框链接起来。

⑤然后从第一个文本框开始输入文章的内容，当第一个、第二个文本框容纳不下时，输入的文字会自动流到第二个、第三个文本框中(此时如果要修改文章，则是非常方便的)。

⑥文章定稿好，在17页的文本框右下角外面(在前面调整文本框的大小时，预留好该位置)再插入一个小文本框，输入“(下转第9页)”字样，在9页文本框的左上角外面也插入一个文本框，输入“(上接第17页)”字样，并除去边框。

提示：文本框内的文本是不支持分栏的，如果想让这样的文章也分两栏显示出来，可以在1页中插入两个或三个(其中一个用于输入标题)文本框，并依次将它们链接起来，实现“人工”强制分栏的目的。

至此，整个杂志编辑完成，可以送印刷厂印刷了。

将上述Word文档保存为模板，在编辑下一期杂志时可以直接调用，只须修改正文、页脚等相关内容即可。

Word快捷键大全

基础操作

切换到下一个窗口。 Alt+Tab

切换到上一个窗口。 Alt+Shift+Tab

关闭活动窗口。 Ctrl+W 或 Ctrl+F4

在将活动窗口最大化后再还原其大小。 Alt+F5

从程序窗口中的一个任务窗格移动到另一个任务窗格(沿顺时针方

向)。可能需要多次F6。 F6

从程序窗口中的一个任务窗格移动到另一个任务窗格(逆时针方

向)。 Shift+F6

当有多个窗口打开时，切换到下一个窗口。 Ctrl+F6

切换到上一个窗口。 Ctrl+Shift+F6

将所选的窗口最大化或还原其大小。 Ctrl+F10

将屏幕上的图片复制到剪贴板上。 Print Screen

将所选窗口上的图片复制到剪贴板上。 Alt+Print Screen

移至下一个选项或选项组。 Tab

移至上一个选项或选项组。 Shift+Tab

切换到对话框中的下一个选项卡。 Ctrl+Tab

切换到对话框中的上一个选项卡。 Ctrl+Shift+Tab

在打开的下拉列表中的各选项之间或一组选项中的各选项之间移动。 箭头键

执行分配给所选按钮的操作;选中或清除所选的复选框。 空格键

选择选项;选中或清除复选框。 Alt+选项中加下划线的字母

打开所选的下拉列表。 Alt+向下键

从下拉列表中选择选项。 下拉列表中某个选项的首字母

关闭所选的下拉列表;取消命令并关闭对话框。 Esc

运行选定的命令。 Enter

移至条目的开头。 Home

移至条目的结尾。 End

向左或向右移动一个字符。 向左键或向右键

向左移动一个字词。 Ctrl+向左键

向右移动一个字词。 Ctrl+向右键

向左选取或取消选取一个字符。 Shift+向左键

向右选取或取消选取一个字符。 Shift+向右键

向左选取或取消选取一个单词。 Ctrl+Shift+向左键

向右选取或取消选取一个单词。 Ctrl+Shift+向右键

选择从插入点到条目开头之间的内容。 Shift+Home

选择从插入点到条目结尾之间的内容。 Shift+End

显示“打开”对话框。 Ctrl+F12 或 Ctrl+O

显示“另存为”对话框。 F12

打开选中的文件夹或文件。 Enter

打开所选文件夹的上一级文件夹。 Backspace

删除所选文件夹或文件。 Delete

显示选中项目(例如文件夹或文件)的快捷菜单。 Shift+F10

向前移动浏览选项。 Tab

向后移动浏览选项。 Shift+Tab

打开“查找范围”列表。 F4 或 Alt+I

取消操作。 Esc

撤消上一个操作。 Ctrl+Z

恢复或重复操作。 Ctrl+Y

从程序窗口中的一个任务窗格移动到另一个任务窗格。(可能需要

多次按 F6。) F6

菜单为活动状态时，移到任务窗格。(可能需要按 Ctrl+Tab 多次。) Ctrl+Tab

如果任务窗格处于活动状态，选择该任务窗格中的下一个或上一个

选项。 Tab 或 Shift+Tab

显示任务窗格菜单上的整个命令集。 Ctrl+空格键

执行分配给所选按钮的操作。 空格键或 Enter

打开选中库项目的下拉菜单。 Shift+F10

选择库中的第一个或最后一个项目。 Home 或 End

在选中的库列表中向上或向下滚动。 Page Up 或 Page Down

显示选中项目的快捷菜单。 Shift+F10

显示可用操作、“自动更正选项”按钮 或“粘贴选项”按钮

的菜单或消息。如果存在多个操作，则切换到下一个操作并显示其

菜单或消息。

Alt+Shift+F10

在可用操作菜单中的选项之间移动。 箭头键

在可用操作菜单上对所选的项目执行操作。 Enter

关闭可用操作菜单或消息。 Esc

Word 常见任务

创建不间断空格。 Ctrl+Shift+空格键

创建不间断连字符。 Ctrl+Shift+连字符 (-)

使字符变为粗体。 Ctrl+B

使字符变为斜体。 Ctrl+I

为字符添加下划线。 Ctrl+U

将字号减小一个值。 Ctrl+Shift+<

将字号增大一个值。 Ctrl+Shift+>

将字号减小 1 磅。 Ctrl+[

将字号增大 1 磅。 Ctrl+]

删除段落或字符格式。 Ctrl+空格键

复制所选文本或对象。 Ctrl+C

剪切所选文本或对象。 Ctrl+X

粘贴文本或对象。 Ctrl+V

选择性粘贴 Ctrl+Alt+V

仅粘贴格式 Ctrl+Shift+V

撤消上一个操作。 Ctrl+Z

恢复上一个操作。 Ctrl+Y

打开“字数统计”对话框。 Ctrl+Shift+G

处理文档和网页

创建新文档。 Ctrl+N

打开文档。 Ctrl+O

关闭文档。 Ctrl+W

拆分文档窗口。 Alt+Ctrl+S

撤消拆分文档窗口。 Alt+Shift+C 或 Alt+Ctrl+S

保存文档。 Ctrl+S

打开“导航”任务窗格(搜索文档)。 Ctrl+F

重复查找(在关闭“查找和替换”窗口之后)。 Alt+Ctrl+Y

替换文字、特定格式和特殊项。 Ctrl+H

定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其他位置。 Ctrl+G

在最后四个已编辑过的位置之间进行切换。 Alt+Ctrl+Z

打开一个浏览选项列表，按箭头键选择一个选项，然后按 Enter 使

用选定的选项对文档进行浏览。 Alt+Ctrl+Home

移至上一个浏览对象(在浏览选项中设置)。 Ctrl+Page Up

大纲视图

移至下一个浏览对象(在浏览选项中设置)。 Ctrl+Page Down

切换到普通视图。 Alt+Ctrl+P

切换到大纲视图。 Alt+Ctrl+O

切换到草稿视图。 Alt+Ctrl+N

打印文档。 Ctrl+P

切换到打印预览。 Alt+Ctrl+I

在放大的预览页上移动。 箭头键

在缩小显示比例时逐页翻阅预览页。 Page Up 或 Page Down

在缩小显示比例时移至预览首页。 Ctrl+Home

在缩小显示比例时移至最后一张预览页。 Ctrl+End

插入批注。 Alt+Ctrl+M

打开或关闭修订。 Ctrl+Shift+E

如果“审阅窗格”打开，则将其关闭。 Alt+Shift+C

标记目录项。 Alt+Shift+O

标记引文目录项(引文)。 Alt+Shift+I

插入索引项。 Alt+Shift+X

插入脚注。 Alt+Ctrl+F

插入尾注。 Alt+Ctrl+D

插入超链接。 Ctrl+K

返回一页。 Alt+向左键

前进一页。 Alt+向右键

刷新。 F9

提升段落级别。 Alt+Shift+向左键

降低段落级别。 Alt+Shift+向右键

降级为正文。 Ctrl+Shift+N

上移所选段落。 Alt+Shift+向上键

下移所选段落。 Alt+Shift+向下键

扩展标题下的文本。 Alt+Shift+加号 (+)

折叠标题下的文本。 Alt+Shift+减号 (-)

扩展或折叠所有文本或标题。 Alt+Shift+A

隐藏或显示字符格式。 数字键盘上的斜杠 (/)

显示首行正文或所有正文。 Alt+Shift+L

显示所有具有“标题 1”样式的标题。 Alt+Shift+1

显示从“标题 1”到“标题 n”的所有标题。 Alt+Shift+N

插入制表符。 Ctrl+Tab

编辑和移动文本和图形

向左删除一个字符。 Backspace

向左删除一个字词。 Ctrl+Backspace

向右删除一个字符。 Delete

向右删除一个字词。 Ctrl+Delete

将所选文字剪切到“Office 剪贴板”。 Ctrl+X

撤消上一个操作。 Ctrl+Z

剪切至“图文场”。 Ctrl+F3

打开“Office 剪贴板”。 按 Alt+H 移至“开始”选项卡，然后依次按下 F 和O。

将所选文本或图形复制到“Office 剪贴板”。 Ctrl+C

将所选文本或图形剪切到“Office 剪贴板”。 Ctrl+X

从“Office 剪贴板”粘贴最新添加项或先前已粘贴的项。 Ctrl+V

将文字或图形移动一次。 F2(然后移动光标并按 Enter)

将文字或图形复制一次。 Shift+F2(然后移动光标并按 Enter)

选中文本或对象时，打开“新建构建基块”对话框。 Alt+F3

选中构建基块(例如，SmartArt 图形)时，显示与其相关联的

快捷菜单。 Shift+F10

剪切至“图文场”。 Ctrl+F3

粘贴“图文场”的内容。 Ctrl+Shift+F3

复制文档中上一节所使用的页眉或页脚。 Alt+Shift+R

插入特殊字符

域 Ctrl+F9

换行符 Shift+Enter

分页符 Ctrl+Enter

分栏符 Ctrl+Shift+Enter

长破折号 Alt+Ctrl+减号

短破折号 Ctrl+减号

可选连字符 Ctrl+连字符

不间断连字符 Ctrl+Shift+连字符 (-)

不间断空格 Ctrl+Shift+空格键

版权符号 Alt+Ctrl+C

注册商标符号 Alt+Ctrl+R

商标符号 Alt+Ctrl+T

省略号 Alt+Ctrl+句号

左侧单引号 Ctrl+`(单引号)，`(单引号)

右侧单引号 Ctrl+'(单引号)，'(单引号)

左侧双引号 Ctrl+`(单引号)，Shift+'(单引号)

右侧双引号 Ctrl+'(单引号)，Shift+'(单引号)

自动图文集词条 Enter(在键入自动图文集词条名称的前几个字符后出现屏幕提示时)

选定下一单元格的内容。 Tab

选定上一单元格的内容。 Shift+Tab

将所选内容扩展到相邻单元格。 按住 Shift 并重复按某箭头键选定列。

使用箭头键移至列的最上或最下一个单元格, 然后执行下列操作之一：

按 Shift+Alt+Page Down 从上到下选择该列。

按 Shift+Alt+Page Up 从下到上选择该列。

左侧的一个字符 向左键

右侧的一个字符 向右键

向左移动一个字词 Ctrl+向左键

向右移动一个字词 Ctrl+向右键

上移一段 Ctrl+向上键

下移一段 Ctrl+向下键

左移一个单元格(在表格中) Shift+Tab

右移一个单元格(在表格中) Tab

上移一行 向上键

下移一行 向下键

移至行尾 End

移至行首 Home

移至窗口顶端 Alt+Ctrl+Page Up

移至窗口结尾 Alt+Ctrl+Page Down

上移一屏(滚动) Page Up

下移一屏(滚动) Page Down

移至下页顶端 Ctrl+Page Down

移至上页顶端 Ctrl+Page Up

移至文档结尾 Ctrl+End

移至文档开头 Ctrl+Home

移至前一处修订 Shift+F5

打开一个文档后，转到该文档上一次

关闭时您执行操作的位置。 Shift+F5

一行中的下一个单元格 Tab

一行中的上一个单元格 Shift+Tab

一行中的第一个单元格 Alt+Home

一行中的最后一个单元格 Alt+End

一列中的第一个单元格 Alt+Page Up

一列中的最后一个单元格 Alt+Page Down

上一行 向上键

下一行 向下键

上移行 Alt+Shift+向上键

下移行 Alt+Shift+向下键

字符和段落格式

从文本复制格式。 Ctrl+Shift+C

将已复制格式应用于文本。 Ctrl+Shift+V

打开“字体”对话框更改字体。 Ctrl+Shift+F

增大字号。 Ctrl+Shift+>

减小字号。 Ctrl+Shift+<

逐磅增大字号。 Ctrl+]

逐磅减小字号。 Ctrl+[

打开“字体”对话框更改字符格式。 Ctrl+D

更改字母大小写。 Shift+F3

将所有字母设为大写。 Ctrl+Shift+A

应用加粗格式。 Ctrl+B

应用下划线。 Ctrl+U

只给单词加下划线，不给空格加下划线。 Ctrl+Shift+W

给文字添加双下划线。 Ctrl+Shift+D

应用隐藏文字格式。 Ctrl+Shift+H

应用倾斜格式。 Ctrl+I

将所有字母设成小写。 Ctrl+Shift+K

应用下标格式(自动间距)。 Ctrl+等号 (=)

应用上标格式(自动间距)。 Ctrl+Shift+加号 (+)

删除手动设置的字符格式。 Ctrl+空格键

将所选部分更改为 Symbol 字体。 Ctrl+Shift+Q

显示非打印字符。 Ctrl+Shift+*(数字小键盘上的星号无效)

审阅文字格式。 Shift+F1(然后单击需审阅格式的文字)

复制格式。 Ctrl+Shift+C

粘贴格式。 Ctrl+Shift+V

单倍行距。 Ctrl+1

双倍行距。 Ctrl+2

倍行距。 Ctrl+5

在段前添加或删除一行间距。 Ctrl+0(零)

在段落居中和左对齐之间切换。 Ctrl+E

在段落两端对齐和左对齐之间切换。 Ctrl+J

在段落右对齐和左对齐之间切换。 Ctrl+R

将段落左对齐。 Ctrl+L

左侧段落缩进。 Ctrl+M

取消左侧段落缩进。 Ctrl+Shift+M

创建悬挂缩进。 Ctrl+T

减小悬挂缩进量。 Ctrl+Shift+T

删除段落格式。 Ctrl+Q

打开“应用样式”任务窗格。 Ctrl+Shift+S

打开“样式”任务窗格。 Alt+Ctrl+shift+S

启动“自动套用格式”。 Alt+Ctrl+K

应用“正文”样式。 Ctrl+Shift+N

应用“标题 1”样式。 Alt+Ctrl+1

应用“标题 2”样式。 Alt+Ctrl+2

应用“标题 3”样式。 Alt+Ctrl+3

邮件合并和域

预览邮件合并。 Alt+Shift+K

合并文档。 Alt+Shift+N

打印已合并的文档。 Alt+Shift+M

编辑邮件合并数据文档。 Alt+Shift+E

插入合并域。 Alt+Shift+F

插入“日期”域。 Alt+Shift+D

插入 ListNum 域。 Alt+Ctrl+L

插入页字段。 Alt+Shift+P

插入时间域。 Alt+Shift+T

插入空域。 Ctrl+F9

更新 Microsoft Word 源文档中链接的信息。 Ctrl+Shift+F7

更新选定的域。 F9

取消域的链接。 Ctrl+Shift+F9

在所选的域代码及其结果之间进行切换。 Shift+F9

在所有的域代码及其结果间进行切换。 Alt+F9

从显示域结果的域中运行 GotoButton 或MacroButton。 Alt+Shift+F9

前往下一个域。 F11

定位至前一个域。 Shift+F11

锁定域。 Ctrl+F11

解除对域的锁定。 Ctrl+Shift+F11