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电子商务——从企业基础管理信息化开始发布日期：2008-4-29 作者：[电子商务] 来源：[EC中国] 浏览：[57] 评论：[0]当前是：全文显示 字体：大 中 小20世纪末，来自大洋彼岸的互联网风暴席卷中国，它以排山倒海之势冲击着各行各业，冲击着芸芸众生。人们仿佛从睡梦中惊醒，四处奔走相告，一遍又一遍传说着网上掏金的美丽故事……于是，成千上万的人加入了建造网站的行业，种地的，卖菜的，甚至乞丐，摇身一变成了。COM，人们划着小艇，迎着风浪，朝大洋彼岸的海市蜃楼——NASDAQ奔去……然而，天有不测风云！各种各样的坏消息从NASDAQ传来，什么“跌破了发行价”、“成了垃圾股”、“B2C不如B2B”、“B2B不如ASP”等等，亢奋的人们开始渐渐平静，一场惊心动魄的互联网风暴渐渐退潮……仿佛经历了一场噩梦，中国企业终于明白“烧银子、挖金子”的互联网战略是注定行不通的！只有充分利用以互联网为核心的信息技术改造传统产业，用信息化促进工业化，脚踏实地发展电子商务才是未来制胜的关键。一、中国企业电子商务应从哪里开始互联网进入了一个新的阶段，电子商务成了不可逆转的世界潮流。但是，发展电子商务不是建一个网站那样简单，它是一个系统工程，决不能一蹴而就。电子商务不仅涉及信息基础设施、社会习性、信用关系、物流配送、支付手段等因素，还涉及积极参与商务交易的企业、消费者和政府等方方面面。那么，作为发展电子商务的主体，中国企业电子商务应从哪里开始？据统计，美国今年电子商务营业额已超过5400亿美元，而在中国最多只有8亿元人民币，为什么有如此大的差异？很显然，美国电子商务有强大的企业信息基础设施和科学的数字化管理体系作支撑，经过了企业的EDP、MRPⅡ、ERP、EDI等发展阶段，积累了长期而坚实的企业信息化建设经验。反问中国企业，我们现在最缺什么？我想，我们无疑会回答，最缺的仍然是内部管理，需要科学的、可以量化的、精确实施的基础管理，在新的互联网时代，就是利用电脑、互联网技术与先进企业管理思想良好结合的数字化管理。因此，中国企业作为电子商务的参与主体必须首先加强自身的信息基础设施建设，通过企业基础数据的信息化、企业基本业务流程和事务处理的信息化、企业内部控制及实施控制过程的信息化、人的行为规范管理等企业基础管理信息化工程，确保企业在规模不断扩大和业务迅速发展的过程中保持坚实的管理基础和繁殖内核，促进企业的可持续发展。二、基础管理影响企业经营管理全局一般来说，企业管理可分为三个层次：高层管理——实施战略管理，即对企业业务和资源在整体上的一种把握和控制，包括组织架构、资源配置和企业战略等。中层管理——实施业务管理中的具体设计、组织和协调，决定了企业各种业务是否能有效地开展。基层管理——实施对业务处理的过程管理。我们通常将分布在基层管理中但又跨越三层管理能够影响企业全局的管理活动和事务称为基础管理，基础管理是企业持续的管理实践。基础管理的好坏决定了企业的战略目标能否实现，也决定了企业持续发展是否有坚实的繁殖内核。在企业管理中高层常忧虑这样三个问题：基层上报的数据是否准确及时？基层运作的效率如何？基层是否存在漏洞？这种忧虑不无道理：某企业总经理为了某一项战略决策需要了解企业目前的经营状况，即最新的应收、应付资料，于是，财务部长、销售部长、供应部长为此组织人员忙了一周，数据出来了，然而财务部与销售部报出的应收帐款资料、财务部与供应部报出的应付帐款资料大相径庭。总经理不知他的决策应建立在哪份资料基础上？此时若再花一周，核对清楚半月以前的资料，这个决策还有实际意义吗？！可见，基础管理的薄弱，将直接影响企业的决策速度和决策质量。某企业采购主管在谈到基础管理信息化给他带来的效率和效益时说：以前我在做请购审批时基本上是“跟着感觉走”，新系统启用后，在一次审批关于“维修工具——螺丝刀”的请购时，我通过新系统及时查询了全公司大小库房及车间临时库房，发现我公司的“螺丝刀”的库存储备量足够我们用整整6年时间。平时我们总在抱怨采购资金不足，影响了生产的有序进行，然而，我们却往往将有限的资金用于了盲目采购。在企业中典型的情况是，企业的高库存与缺料并存。可见，基础管理的薄弱，基层管理存在的漏洞，将直接影响企业生产经营活动的正常开展。类似的例子太多了，于是，出现了管理层次“向下错位”的现象：比如CEO，厂长经理被困于基础管理，无足够的时间顾及战略的管理，大部分是在生产的第一线，或者在询问一些很基本的问题，他需要花很多的时间搞基础管理。再比如首席财务官CFO大部分时间是放在记帐，算帐和报帐，如果建立了数字化的管理系统，如果说这些基础管理信息系统都已经建立好了，那他的重点会进行财务战略的安排，就可以有时间帮助企业是不是要在资本市场融资，是不是要上市。或者说进行其他的投资等等。以上所描述的，总裁干副总裁的活，副总裁干总经理的活，总经理在干经理的活的现象在企业随处可见。然而，管理层次“向下错位”后，并没有让管理者的困扰迎刃而解。同时处在这种错位状态上的管理者通常让人觉得这个领导只会和手下抢业绩，没雄才大略，跟着他干没前途。中国企业3C（CEO、CIO、CFO）管理实际上是到不了位的现象，已普遍成为我国企业管理的大难题。 从高层管理的忧虑到管理层次“向下错位”现象：我们可以看出基础管理的质量，将极大的影响企业的经营管理全局。三、基础管理的本质就像网络与电脑紧密相连，管理与经营密不可分。一个企业对于其经营业务的管理是一个企业所有管理的核心，是其所有管理的出发点和落脚点。因为业务是企业的命脉，它关系着企业的盈亏生存。业务管理之下是以人、财、物、产、供、销管理、质量管理、岗位责任制管理为主要内容的基础管理。企业基础管理的特点根据企业业务管理特点来制定，为业务管理服务。业务管理之上是由业务管理升华而成的企业文化。如果说业务管理的规范和方法是企业的法律，那么，企业文化更像道德。它为业务管理的顺利进行提供舆论、氛围、精神、士气以及其他方面的补充支持，为业务管理服务。可见，所谓企业基础管理，就是对覆盖产品（服务）价值链的业务的流程进行全面的计划、组织、协调，及对业务的有效处理和有效控制的管理。实施企业基础管理最本质的是对企业的基本业务实施过程管理。具体地说，主要是对企业销售、供应、生产、库存、质量、成本、财务等主要事务活动的过程管理。在基础管理中需要特别强调过程管理的特性，是因为它是能真实反映业务处理过程的第一手的、最祥尽的资料，使企业的业务决策和战略决策建立在“理性”的基础上。尤其是当基础管理实现了数字化和信息化管理后，使企业的管理效率和战略决策速度、精度发生“质”的变化。管理者能明显感到：以前凡需跨部门处理的业务，就出现“老牛拉破车（又慢又吃力）”的现象，而实现信息化管理后，此类事务变成是高效、轻松、准确工作。例如，当一个企业实行基础管理的信息化后，负责审批应付帐款的业务主管，可以轻松的通过自己的电脑系统，清楚的得知：与此单应付帐款对应的采购申请单、采购订单、此订单入库情况、入库检验情况、供应商情况、供应商发票等，这样在实施审批处理时的工作效率和准确度是不言而喻的：使企业的“支付系统”得到有效管理。四、企业基础管理信息化的内涵企业基础管理信息化的内容包括：基础数据管理、基本业务流程设计及业务事务处理管理、内部控制设计及实施控制过程管理、人的行为规范管理等四个方面。（一）基础数据管理基础数据的管理是企业基础管理工作的重要内容，是反映企业经营管理活动状态的第一手资料，是业务处理决策时的依据。规范和科学管理好基础数据，并使之成为管理者和决策者有用的信息，是企业管理的客观需要。企业业务管理特点决定了所需建立的基础数据，例如，通常的制造企业具有如下主要基础数据包括：物料基本信息定义，产品结构及工艺路线定义、物料清单数据，物资存放地点定义，客户基本信息定义，供应商基本信息定义，企业组织结构设置、员工基本信息定义、会计科目设置数据、成本明细参数设置等等。然而在人工管理系统下，基础数据总是处于分散、孤立、滞后的状态，数据部门私有化现象较为严重，企业很难在同一数据环境下运营。另外，由于数据处理完全靠人的手工作业，处理环节多，使数据的准确性、完整性、及时性受到很大影响。（二）基本业务流程设计及业务事务处理管理在企业中，基本业务流程科学化、规范化和信息化，保证了部门内部的信息沟通的顺畅，有了同一基础数据环境，及完整业务事务处理的过程管理和过程处理的记录管理，不仅保证了业务处理在各部门间协同工作的高效，同时保证了决策过程的透明和科学性。企业业务管理特点决定了日常基础业务管理的特点，例如，通常的制造企业具有如下日常基础业务：库存日常作业，合同登入和维护，销售预测，主生产计划，生产订单处理，采购订单处理，采购入库，车间领料，生产完工报交，成品发运，财务预算，凭证登入与维护，采购发票处理，销售发票处理，收款与付款处理，银行对帐等等。没有规范的日常管理的基础，高层的管理不仅难于规范，也容易流于形式。规范的日常管理，是实施更高一层规范化管理的保证和它的组成部分。（三）内部控制设计及实施控制过程管理企业管理者需要开放和授权，但同时也需管理和控制。所谓企业基础管理的内部控制设计，是企业管理者对业务处理过程中，需要遵循的策略、制度、政策、法规的具体设计。它体现了管理者对事务处理过程中，应采用的管理和控制标准。例如：基于职能分割的互相牵制控制（如钱、物、帐分离）；对不同客户的消除限额控制、对超限客户的发货限制，不同客户或不同销售方式下产品的价格体系，不同用途不同金额费用的财务审批权限控制，不同性质固定资产的折旧年限和折旧方法，用于成本核算时物料的计价方法等等。然而，在人工管理系统下，控制的标准是用企业的规章制度等“纸质”文件来体现的，使控制标准和控制过程管理实施处于分离的状态，容易造成管理的“偏差”，甚至错误。实现企业基础管理信息化后，内部控制思想和标准，通过对软件系统设置使之固化，并在具体业务处理时自动加以控制，实现了控制标准与业务处理控制的一体化。这种“一体化”的实现，使企业的基础管理纳入了法制化的轨道，起到了规范业务处理、堵住管理漏洞、归避经营风险的作用。例如：当实现基础管理的信息化后，在销售业务员下达某销售订单时，系统会自动检索客户的价格策略信息等，以决定该订单是否有效。而在处理销售发运时，系统会自动检索该客户的应收帐款情况和允许的赊销限额情况，以决定是否可以执行该订单的发运。（四）人的行为规范管理规范管理不能只是一套形式上的规范，它更有存在于人性中和业务发展中的内在的根据和逻辑。员工如果不能理解和掌握在管理形式之下的内涵，那么再好的管理制度，也只会流于形式。不断强化和优化日常基础管理，可以帮助管理者学会从本质上，而不是简单地从形式上掌握科学规范化管理的方法，使得管理能够有足够的深度和取得实质的效果。它也能够为员工对高层科学规范的管理方法的学习、理解和掌握打下一个良好的基础。规范管理的一个目的是约束我们一些“自然”的，但是却不符合企业发展的行为。从简单的管理入手，更容易培养员工科学的职业化的工作习惯。日常基础规范的另外一个重要作用，是可以使一个团队逐步建立起自己的独特氛围和风格。通过基础管理的加强，一个团队的成员，会逐步形成统一的行为方式、表达方式和语言，从而逐步达成一种默契，建立对集体的认同。五、中国企业基础管理信息化策略中国企业开展基础管理信息化的关键是选择合适的企业管理及电子商务应用软件并制定合适的实施策略，这种选择应以解决企业自身管理为目标，在期望与现实之间求得平衡。对于大多数中国企业而言，普遍存在自身的管理水平不高，信息化程度较低等问题，因此，用信息化手段解决企业基础管理，并建设一定的电子商务基本应用，将是中国企业开展基础管理信息化，迈向电子商务的基本策略。（一）互联网上的企业信息化应用框架将企业的所有信息集成起来，是无数经理人不断追求的梦想。企业系统（Enterprise Systems，简称ES）就是能帮助经理人实现这一梦想的企业级信息系统。这里给出金蝶公司提供的企业信息化应用框架就是其中一类。在此应用框架中，涉及ERP（企业资源计划）、CRM（客户关系管理）、SCM（供应链管理）、VM（价值管理）、KM（知识管理）五大部分。面向市场是整个应用框架的核心思想，现代企业的任何一个业务，都必须面向市场，而和企业运营休戚相关的主要是资本市场、供应市场、消费市场和知识市场。在金蝶的应用框架中，以CRM管理消费市场的业务，以SCM管理供应市场的业务，以VM管理资本市场的业务，以KM管理知识市场的业务，以ERP管理企业内部的各项业务。由此可以看出ERP是企业信息化的核心，没有ERP就没有面向企业外围四个市场的电子商务应用。（二）紧紧抓住过程管理，提供科学、规范的业务流程，提高企业管理效率中国企业的管理比国外落后10～20年，主要差距就在于管理手段落后和管理流程混乱，因此，对于大多数中国企业来说，建立企业信息化的第一步，就是要通过科学的管理方法和有效的电脑信息管理系统，为企业的生产和经营活动建立一个科学、规范、先进、适用的业务流程，提高企业的管理效率。因此，一个以强调对基础管理实施有效过程管理为特征的企业ERP系统是中国企业的普遍需求。扬州英瑞车材有限公司毛霞总经理，在一篇题为《解决基础管理难题》文章中这样描述他们企业实现基础管理信息化后的益处（摘自《计算机世界报》2000年8月28日）：成立于1997年的中外合资扬州英瑞车材有限公司专业生产轿车水箱，是典型的“小批量、多品种”企业，产品主要销往美国的几大分销商。如今公司的水箱年产量已由原先的1万台，飞速发展到25万台。随着生产规模的迅速扩大，原有的管理人员在数量和工作方式效率上已无法适应，同时由于内部信息流的不畅通，使得我们许多的精力用于协调和监督。改变企业内部现行的信息流通方式，提高工作效率，用计算机和管理软件参与管理势在必行。去年下半年，我们对国内外近10家管理软件厂商及产品进行了调研，最终选择了金蝶的K／3系统，使用K／3软件8个月后，我们认为在以下几个方面对我公司有较大的帮助：1.采购、销售、仓存、财务等各种业务资料信息流的畅通，减少了不必要的协调和矛盾。2.方便生产车间的领料。3.加强了辅助材料的考核，降低了辅助材料的消耗。4.加强了生产管理。5.提高了整个公司的运作速度和工作效率。（三）遵循企业经营活动的内在规律，提供一体化的基础管理信息系统企业为实现其经营目标必须具有一系列功能，这类功能我们称之为基本职能。为了完成这些基本职能，企业需要进行一系列活动，为了对这一系列活动进行有效的协调和控制，就产生了企业的组织结构和管理过程。组织结构犹如人体的骨架，在企业管理中起支撑作用，而管理过程犹如人体的运动，保证企业的健康运行。企业要以某种方式，动用组织结构中不同部门的不同活动的组合，使系统中的人流、物流和信息流、资金流正常流通，实现企业的经营目标。可见，能帮助企业实现基础管理信息化的软件，首先应能完成企业从采购、生产、销售到财务管理等覆盖产品价值链的，重要业务部门的基本职能的业务过程管理，使之能全面的替代企业管理人员的各类手工业务管理，具有极强的集成性、综合性与智能性管理工具。需要指出的是：与企业业务活动相伴而生的三大流（信息流、物流、资金流）是交织一体不可分割的，其中运用的企业基础数据也有多处重复使用特征。所以，一个合格的企业级管理软件必须是：能使企业数据和信息实现共享性一致性；能体现的是企业信息流、物流、资金流集成管理需求特征的管理工具。显然，现在国内以完成企业某些局部业务管理功能或仅做有限扩展的“部门级管理软件”，或将各业务功能简单堆叠起来貌视企业级管理软件的系统，将不能有效解决企业基础管理问题。（四）将管理策略和控制制度，融入业务处理流程中，提供管理法制化工具俗话说，“有规矩，才能成方圆”，传统管理中，中国企业真没少花功夫订立企业管理制度，其中涉及企业基础管理最基本的制度，包括定额制度、标准制度、财务制度、作业制度、设备管理制度、材料管理制度、质量管理制度、交接班和考勤制度、安全卫生制度以及班组和车间管理制度等。然而，在传统管理手段环境下，制度通过学习方式知会各级员工，然后被束之高阁，成为有名无实的东西，造成今天人人都在抱怨说，企业的规范化管理差、信息不顺畅、管理效率低等等。显然，在基础管理信息化系统中应做到，将原有“束之高阁”的管理制度和业务策略“信息化”，且用“程序化”的手段融入业务处理流程之中，成为业务处理过程中的决策工具，实现业务流程和业务控制策略、企业管理制度的一体化的管理系统。只有在企业“规矩”做到了信息化、科学化、现代化，企业管理信息化才能跑在规范化、法制化的高速轨道上。强调过程控制与结果控制相统一的原则，将管理策略和控制制度，融入业务处理流程中，为企业提供了管理法制化工具，可以有效帮助中国人治企业转变成制度化的企业。